При устройстве на работу и в дальнейшем для доступа к выполнению рабочих задач сотрудникам определенных профессий, фирм и предприятий нужно иметь личную медицинскую книжку. К примеру, по закону, сотрудника без медицинской книги не могут взять на работу, которая связана с перевозкой питьевой воды или изготовлением пищи.
После получения медицинской справки, подтверждающей здоровье, ее нужно предоставить в отдел кадров вместе с другими документами для заключения трудового договора. Сотрудник отдела кадров должен проверить все документы и оформить необходимые бумаги. После этого соискателю возвращаются все оригиналы документов, кроме трудовой и санитарной книги – они хранятся у работодателя.
В случае отсутствия санитарной книжки, сотрудник не может быть допущен к выполнению своих обязанностей, так как это может привести к возникновению опасных ситуаций на производстве. Оформление санитарной книжки является обязательным условием для работы во многих сферах деятельности.
Хранение личных медицинских книжек сотрудников на предприятии
Форма личной медицинской книжки утверждена Приложением №1 к Приказу Роспотребнадзора от 20.05.2005г. №402 (ред. От 02.06.2016). На странице 30 этой формы приведено положение о хранении медицинских книжек работников. Согласно действующим правилам, «личная медицинская книжка должна храниться у администрации предприятия или индивидуального предпринимателя и должна быть выдана работнику по его требованию.
Обязанности по приему, ведению и хранению санитарных книжек возлагаются на сотрудников или отдел, на которых эта ответственность возложена в соответствии с приказом. Ответственный сотрудник должен заниматься не только хранением санитарных книжек, но и составлять приемные списки сотрудников, подлежащих медицинским обследованием. Также ответственный специалист должен обеспечивать ознакомление сотрудников с календарным планом обследований и обеспечивать им выдачу направлений и медицинских книжек перед медосмотром.
Журнал учета движения медицинских книжек
Журнал учета движения медицинских книжек – это документ, который используется для контроля и учета личных медицинских книжек сотрудников организации. Он содержит информацию о получении, возврате, обновлении и аннулировании медицинских книжек. Журнал помогает обеспечить соблюдение требований законодательства в области здравоохранения и безопасности на производстве.
Данные журнала учета движения медицинских книжек включают информацию о дате получения медицинской книжки, имени сотрудника, сроке действия медицинской книжки и дате следующего медицинского осмотра. Также в журнале могут регистрироваться обновления и аннулирования медицинских книжек.
В журнале должны быть отражены такие данные:
- ФИО, дата рождения и должность владельца хранимой медицинской книжки;
- сведения о санитарной книжке, включая ее типографский номер, срок действия и дату проведения медосмотра;
- дата получения и возврата санитарной книжки с подписью работника.
Когда сотрудник проходит медицинский осмотр, ему выдают санитарную книжку. После осмотра сотрудник возвращает санитарную книжку в журнал учета под расписку. Чтобы предотвратить несанкционированные изменения, журнал нумеруют, сшивают и заверяют подписью и печатью руководителя организации.
В некоторых случаях личная медицинская книжка может храниться на руках у работника в течение рабочего дня, например, если его работа связана с разъездами (например, торговля на выезде).
Срок хранения медицинской книжки
Как и трудовая, медицинская книжка хранится в отделе кадров в течение всего времени работы сотрудника в организации. При увольнении сотрудник забирает свою медицинскую книжку и представляет ее на новом месте работы, где она будет храниться дальше.